Tầm quan trọng của danh thiếp trong giao dịch kinh doanh của người Nhật

Ngày nay, tấm danh thiếp đã trở nên quen thuộc đối với các doanh nhân, danh thiếp luôn mở đầu các cuộc giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên, tại mỗi nơi, văn hoá sử dụng danh thiếp lại có những cách thức khác nhau. Và có lẽ không nơi nào tấm danh thiếp lại được coi trọng như tại Nhật Bản.

Các doanh nhân Nhật Bản luôn được mệnh danh là những người rất tiết kiệm, tính toán trong chi tiêu nhưng lại rất hào phóng khi sử dụng danh thiếp của mình. Trung bình tại Nhật Bản một doanh nhân sử dụng khoảng 20 tấm danh thiếp/ngày, đồng thời người Nhật Bản trao tay nhau khoảng 45 triệu danh thiếp/ngày. Những con số trên chứng tỏ Nhật Bản là một trong những quốc gia sử dụng nhiều danh thiếp nhất thế giới trong kinh doanh. Hiện nay, rất nhiều công ty, nhiều doanh nhân muốn hợp tác làm ăn với doanh nhân Nhật Bản. Nhưng đa phần trong số họ không hiểu hết văn hoá danh thiếp của Nhật Bản, dẫn đến tình trạng đôi khi làm mất lòng các đối tác Nhật Bản. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý khi trao đổi danh thiếp với các doanh nhân Nhật Bản:

1. Hãy chú ý đến “chế độ đẳng cấp” khi trao đổi danh thiếp:
   Trong các cuộc giao dịch kinh doanh, khi trao đổi danh thiếp, người Nhật phải xác định được hàm và chức vị cao nhất của đối tác. Điều này là rất quan trọng khi áp dụng lễ nghi, quyết định sự thành bại trong giao tiếp hay trong các cuộc giao dịch kinh doanh. Các đàm phán thảo luận sẽ cởi mở hơn nếu địa vị ngang hàng thì hai người giao dịch bình đẳng, dễ ăn dễ nói.
2. Người Nhật quen xưng hô theo danh vị cao nhất của đối tác ghi trong danh thiếp.
   Khi hợp tác với doanh nhân Nhật hãy theo thói quen này mà xưng hô với họ. Chẳng hạn như giám đốc thì thường gọi là shachou chứ không xưng hô theo kiểu “ông” hay “anh”.
3. Người Nhật có biểu hiện rõ rệt trên nét mặt khi trao đổi danh thiếp
   Đây là cơ sở để các doanh nhân nước ngoài nắm bắt được chức vị hay vị trí của doanh nhân Nhật Bản. Điều đáng chú ý là động tác và biểu hiện trên nét mặt khi trao đổi danh thiếp cũng có thể đoán ra chức vị cao thấp của đôi bên.
Thông thường, động tác khom lưng nhiều, nét mặt khiêm tốn, chân thành thì chức vụ của người trao danh thiếp thấp. Khom lưng càng ít, vẻ mặt tự tin lớn thì chức cụ càng cao.

4. Đừng tuỳ tiện sử dụng danh thiếp khi làm ăn với người Nhật
   Doanh nhân Nhật không có thói quen tuỳ tiện trao đổi danh thiếp. Trong các trường hợp giao dịch kinh doanh, đàm phán hợp đồng thì nếu một người có địa vị thấp nếu không được người khác dẫn dắt hoặc không vì lý do đặc biệt cần thiết thì không đủ tư cách trao đổi danh thiếp với người có địa vị cao hơn.
   Vấn đề này xuất phát từ truyền thống văn hoá “đẳng cấp” của người Nhật Bản. Trong kinh doanh, khi bạn muốn hẹn đàm phán giao dịch với một đối tác Nhật Bản thì bạn nên dựa vào chức vụ của mình để hẹn đúng người có chức vụ tương xứng với bạn. Còn nếu bạn muốn hẹn một người có chức vụ cao hơn thì tốt nhất là nên có uỷ quyền của cấp trên tương xứng.

5. Gọi tên chính xác đối tác Nhật Bản được ghi trong danh thiếp
   Xuất phát từ truyền thống lịch sử văn hoá lâu đời của mình, người Nhật dựa vào danh thiếp để gọi chính xác và đúng tên người giao dịch bởi vì họ tên người Nhật rất phức tạp. Có thể nói, Nhật Bản là nước có nhiều họ nhất trên thế giới, có đến 370.000 họ trong khi tiếng Nhật chỉ có 50 âm cơ bản, khiến khi nói chuyện dễ gặp các từ đồng âm khác nghĩa. Ví dụ: Sasaki có thể đại diện cho 9 họ; Goto đại diện cho 11 họ; Koji đại diện 12 họ…
   Trong danh thiếp nếu ghi tên một người đầy đủ theo tiếng Nhật thì họ đi trước, tên theo sau. Trong danh thiếp song ngữ Anh – Nhật, mặt tiếng Anh sẽ ghi theo thứ tự tên trước họ sau.

6. Hãy sử dụng tấm danh thiếp trang nhã, lịch sự
   Người Nhật còn có thói quen in danh thiếp một cách trang nhã, dễ đọc theo một quy tắc nhất định, Chức vụ thường được in đậm nổi bật nhất, thường chỉ ghi chức vụ cao nhất để khỏi làm nhiễu trí nhớ của người muốn giao dịch.
   Nếu danh thiếp của bạn có sự khác biệt về hình thức với người Nhật Bản thì tốt nhất nếu có quyết định làm ăn với người Nhật thì bạn nên chuẩn bị cho mình một hộp danh thiếp lịch sự, gây ấn tượng với người Nhật, điều này là rất quan trọng trong việc lấy cảm tình đầu tiên của người Nhật.
   Một cuộc gặp gỡ làm ăn ở Nhật được bắt đầu bằng meishi kokan - một nghi thức trao đổi danh thiếp kinh doanh rất trang trọng.